Contractor Safety Management System

Contractor Safety Management System atau yang  biasa disingkat dengan CSMS, merupakan salah satu persyaratan wajib dalam kualifikasi tender pada tahapan prakualifikasi, terutama pada bidang minyak dan gas.  CSMS menjadi salah satu indikator dalam menilai kontraktor untuk dapat masuk pada tahapan kualifikasi selanjutnya. CSMS juga menjadi penentu dalam keberhasilan kontraktor dalam kualifikasi tender yang diikutinya. Selain untuk memenuhi kualifikasi tender, CSMS juga diperlukan dalam penilaian akhir proyek oleh perusahaan induk tempat kontraktor bekerja. Hal ini juga mempengaruhi keberlangsungan kontrak kerja berikutnya.

Umumnya, setiap perusahaan membagi klasifikasi tingkat risiko berdasarkan berat ringan dan besar atau kecilnya bahaya potensial pada pekerjaan tersebut, seperti klasifikasi bahaya kecil, klasifikasi bahaya sedang, dan klasifikasi bahaya besar. Sistem penilaian untuk klasifikasi tingkat risiko bahaya dimulai dari pemberian lembaran form kuisioner penilaian kualitas HSE Kontraktor. Kontraktor peserta tender wajib mengisi form ini dan kemudian diserahkan kembali keperusahaan induk dengan lampiran berkas lainnya. Setelah berkas diberikan keperusahaan induk, perusahaan induk akan menilai form kusioner penilaian kualitas HSE Kontraktor. Setiap pertanyaan yang terdapat dalam kuisioner wajib dilampirkan bukti otentik pendukung pertanyaan sesuai dengan jawaban yang kontraktor berikan. Berdasarkan kelengkapan dalam menjawab dan lampiran yang sesuai dengan jawaban tersebutlah diberikan nilai, nilai tersebut menjadi acuan dalam standar risiko bahaya seperti yang telah dijelaskan diatas. Contoh, standar tingkat risiko bahaya perusahaan induk yaitu nilai 40 untuk klasifikasi risiko bahaya kecil, 50 untuk klasifikasi risiko bahaya sedang dan 65 untuk klasifikasi risiko bahaya besar. Apabila kontraktor mendapat nilai 52 dengan klasifikasi bahaya sedang , berarti kontraktor tersebut tingkat manajemen HSEnya masuk pada kategori bahaya sedang, apabila akan mengikuti tender pada tingkat risiko besar yaitu 65, maka kontraktor tersebut dinyatakan tidak lulus pada kategori Contractor Safety Management System yang diikutinya, hal ini dapat mempengaruhi lulus atau tidaknya kontraktor pada tahap selanjutnya.

Pada form kuisioner penilaian kualitas HSE Kontraktor, umumnya terdiri dari 9 sesi yang membagi pertanyaan sesuai dengan kategori bidangnya masing – masing. Ada macam – macam sebutan untuk sesi ini, ada yang menyebutnya dengan sesi, elemen atau bagian yang kesemuanya adalah sama artinya. Umumnya terdapat mandatory elemens pada setiap perusahaan sebagai elemen untuk nilai tertinggi yang menjadi landasan dalam pelaksanaan HSE diperusahaan yang tercantum di form kuisioner penilaian kualitas HSE Kontraktor, seperti Komitmen HSE & Kemimpinan, Kebijakan dan sasaran strategis, penilaian risiko, tanggap darurat, dll. Hal ini berbeda tiap perusahaannya.  Terdapat beberapa pertanyaan yang wajib kontraktor jawab dengan jujur dan sesuai dengan bukti pelaksanaan. Berikut ini uraian penjelasan setiap sesi pada CSMS:

GENERAL INFORMATION

Terdiri dari nama perusahaan, alamat perusahaan, nomor telepon dan fax perusahaan, alamat email perusahaan, bidang usaha perusahaan, lama berdirinya perusahaan, serta contact perusahaan yang dapat dihubungi terkait pengisian dokumen ini.

SESI 1:Kepemimpinan & Komitmen

1.      Keterlibatan Direktur secara pribadi dalam manajamen HSE, seperti :

Ø  Dalam kebijakan HSE

Kebijakan HSE dirumuskan dan ditandatangi oleh pimpinan tertinggi perusahaan.

Ø  Penetapan sasaran strategis

Pada perencanaan implementasi HSE, perlu dibuat sasaran strategis yang berisi sasaran, tujuan dan target yang ingin dicapai pada implementasi HSE.

Ø  Pengawasan

Pengawasan sangat penting untuk mengintegrasikan fakta dilapangan dengan peraturan dan perundangan yang berlaku. Untuk itu perlu peran serta aktif pimpinan tertinggi dalam pengawasan implementasi HSE.

Ø  Kampanye HSE dan penghargaan

Sebagai bentuk apresiasi terhadap kepatuhan dan keaktifan karyawan dalam penyelenggaran HSE diperusahaan, perlu diberikan penghargaan berdasarkan kategori yang telah dicapai oleh karyawan, hal ini merupakan pemicu agar menjadi contoh bagi karyawan lain untuk sama – sama aktif dan partisipatif dalam implementasi HSE. Contoh penghargaan yang dapat diberikan seperti Best driver dengan jumlah jauh perjalanan dan menciptakan keselamatan saat mengemudi.

Ø  Kunjungan lapangan

Pengawasan, sosialisasi dan kampanye HSE wajib menyeluruh kepada seluruh karyawan baik di kantor, maupun disemua area kerja (lapangan) sehingga perlu kunjungan berkala untuk melihat efektivitas pelaksanaan HSE di lapangan.

Ø  Evaluasi kinerja HSE

Implementasi yang dilaporkan juga perlu dievalusi langsung oleh pimpinan tertinggi sehingga mengetahui kekurangan dan pengendalian terbaik untuk menutupi kekurangan atau permasalahan HSE terutama di lapangan, karena area lapangan berkemungkinan jauh dari pantauan kantor pusat.

SESI 2: Kebijakan & Sasaran Strategis HSE

1.      Terdapat kebijakan HSE dengan kriteria berbahasa Indonesia, ditanda tangani oleh pimpinan tertinggi perusahaan.

2.      Melakukan sosialisasi kebijakan kepada karyawan, dipasangan di tempat kerja yang selalu terlihat oleh karyawan.

3.      Terdapat sasaran strategis HSE berkala

SESI 3: ORGANISASI, TANGGUNGJAWAB, SUMBER DAYA STANDAR & DOKUMENTASI

1.      Organisasi HSE

Organisasi HSE dalam bentuk Komite HSE yang di Indonesia disebut dengan Panitia Pembina Keselamatan dan Kesehatan Kerja (P2K3). Perlu dibentuk struktur organisasi P2K3 yang terdiri dari perwakilan manajemen dan perwakilan pekerja dalam satu bagan organisasi, untuk lebih lengkap dapat mengikuti peraturan perundangan permbentukan P2K3. Sehingga yang dilampirkan pada CSMS adalah bagan organisasi sesuai peraturan perundangan.

2.      Uraian dan tanggung jawab organisasi HSE

Uraian tanggung jawab masing – masing pemanngku jabataan harus dijabarkan jelas.

3.      Bukti pelaksanaan rapat Komite HSE  berupa absensi dan notulensi

Rapat dilaksanakan satu bulan sekali. Notulen rapat wajib mencatat setiap kali diadakan rapat. Selama berjalanannya rapat notulen wajib mencatat pokok bahasan dan diskusi anggota. Hasil notulen setiap bulannya ini yang wajib dilampirkan pada CSMS.

4.      Membentuk program pelatihan dan matriks pelatihan pada semua lini dalam organisasi perusahaan sesuai dengan tugas dan tanggungjawabnya masing – masing.

Program pelatihan menjadi landasan dalam pelaksanaan pelatihan sesuai dengan kebutuhan masing – masing pekerjaan. Untuk melengkapi lampiran ini, perlu dibuat program pelatihan dan matriks pelatihan yang berisi judul materi secara garis besar/topil pelatihan serta rencana tanggal pelaksanaan HSE yang dihubungkan dengan masing – masing jabatan yang ada didalam perusahaan.

5.      Melampirkan bukti pelatihan HSE

Saat dilaksanakan pelatihan wajib terdapat absensi dan dokumentasi foto pelaksanaan. Sehingga dalam CSMS dengan mudah dilampirkan absensi beserta foto pelaksanaan pelatihan.

6.      Program pelatihan umum HSE untuk karyawan baru, karyawan lama, kontraktor dan visitor.

7.      Terdapat handbook HSE yang diberikan kepada karyawan

Handbook atau buku saku HSE wajib diberikan kepada karyawan sebagai panduan dasar dalam pelaksanaan HSE. Didalamnya memuat berbagai informasi tentang tatacara implementasi HSE secara garis besar saat dikantor maupun di lapangan.

8.      Terdapat bahan presentasi dan absensi induksi HSE

Induksi keselamatan kerja dilaksanakan untuk karyawan baru, karyawan yang sedang bekerja, karyawan yang dimutasi kedaerah lain, tamu, visitor maupun kontraktor dan subkontraktor. Setiap pelaksanaan induksi akan dibuat form absensi induksi yang wajib ditandatangani oleh peserta induksi HSE.

9.      Sistem kompetensi HSE

10.   Prosedur manajemen kontraktor

Perusahaan wajib memiliki manajemen kontraktor, karena tidak semua pekerjaan diruang lingkup perusahaan dapat dilaksanakan sendiri sehingga memerlukan pihak ketiga dalam urusan tertentu yang wajib diatur sesuai dengan manajemen kontraktor . Untuk lampiran,  prosedur manajemen kontraktor lengkap sebagai lampiran menandaikan perusahaan tela tersistem oleh prosedur manajemen kontraktor.

11.   Kriteria pemilihan kontraktor

Kriteria pemilihan kontrakro dibentuk dalam satu form yang menjadi lembar penilaian dan evaluasi terhadap kontraktor yang mengikuti tender.

12.   Implementasi manajemen kontraktor

Laporan evaluasi kinerja  kontraktor sesuai kontrak kerja dalam jangka waktu tertentu.

13.   Bukti daftar peraturan HSE sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku baik skala regional, nasional, dan internasional

Daftar peraturan HSE dibuat dalam bentuk tabel, yang terdiri dari kolom acuan standar peraturan yang diambil, judul peraturan, isi peraturan yang menjadi kewajiban terdiri dari pasal/ayat dan isi pasal/ayat, aspek bahaya terkait, dan status penerapannya. Tabel diataslah yang menjadi acuan dalam lampiran CSMS untuk materi peraturan HSE.

SESI  4 : MANAJEMEN RISIKO

1.    Prosedur manajemen risiko

Prosedur manajemen risiko wajib ada didalam suatu perusahaan, manajemen risiko menjadi ruh dalam tubuh SMHSE yang menggerakan SMHSE ini, tanpa adanya manajemen risiko SMHSE tidak akan berjalan dengan sempurna, diberbagai perusahaan besar menempatkan manajemen risiko sebagai mandatory elemen dengan salah satu elemen dengan nilai tertinggi dalam CSMS. Maka pada elemen ini wajib diterapkan dengan baik agar risiko dan bahaya kerja dapat teridentifikasi secara kompleks untuk menghindari kecelakaan dan PAK. Sehingga lampiran dalam CSMSpun mendapat penilaian yang baik.

2.    Prosedur Hazard Identification Risk Assessment & determining Control (HIRADC)

HIRADC menjadi tools dalam menjalankan manajemen risiko, buatlah HIRADC selengkap dan sedetail mungkin sehingga kecil kemungkinan bahaya luput dari kontrol untuk meminimalisasi risiko dan bahaya pekerjaan. HIRADC wajib dilampirkan dalam sesi 4 manajemen risiko.

3.    Job Safety Analysis( JSA).

JSA menjadi salah satu kelengkapan wajib dalam memulai suatu pekerjaan, didalam JSA dituliskan urutan pekerjaan, bahaya, dan pengendaliannya. JSA ditulis sederhana namun merangkum seluruh urutan pekerjaannya. Lampirkan JSA terbaru sesuai dengan jenis pekerjaan yang akan dilaksanakan kedepannya.

4.    Register pengendalian risiko

Register pengendalian risiko merupakan kelanjutan dai HIRADC, Setelah bahaya teridentifikasi dinilai, dilakukan action pengendalian yang tepat untuk meminimalisasi bahaya yang teridentifikasi tersebut. Di dalam register pengendalian tersebut diberikan tanggal deadline penyelesaian temuan bahaya dan penanggungjawabnya.

5.    Kebijakan  kesehatan kerja

Kebijakan kesehatan yang harus dilampirkan dalam bentuk prosedur, seperti prosedur pemeriksaan kesehatan berkala, kebijakan minuman keras dan narkotika, atau blood bone diseases.

6.    Program industrial hygiene

Selain prosedur diatas yang harus dilampirkan juga wajib dilampirkan prosedur pencahayaan, getaran, kebisingan, iklim kerja, kualitas udara dalam ruangan, temperatur ruangan.

7.    Sosialisasi bahaya kesehatan di tempat kerja

Sosialisasi bahaya kesehatan merupakan salah satu hal penting, bukti pelaksanaan sosialisasi ini adalah absensi , dan dokumentasi foto. Beberapa contoh sosialisasi adalah bahaya narkotika dan miras, bahaya merokok, sosialisasi penyakit akibat kerja. Apabila telah melaksanakan beberapa sosialisasi diatas dapat dimasukan dalam lampirkan pelaksanaan sosialisasi bahaya kesehatan di tempat kerja.

8.    Program manajemen risiko keselamatan seperti prosedur pengangkatan yang aman, bekerja di ketinggian, masuk ruang terbatas, isolasi energi, ijin kerja, journey management.

9.     Prosedur manajemen risiko logistik seperti pengangkatan yang aman, lifting, keselamatan transportasi, journey management , pre trip, chemical storage & handling.

10.  Program manajemen risiko lingkungan (manajemen lingkungan, pembuangan limbah, penanganan tumpahan, audit lingkungan).

11.  Program manajemen risiko keamanan seperti terorisme, penculikan, perampokan, dll.

Pada program keamanan, untuk aplikasi penerapannya perusahaan wajib membuat laporan bulanan rutin yang berisi inspeksi secara berkala tentang keamanan perusahaan yang bisa dilaksanakan oleh security maupun HSE Officer .

12.  Program manajamen risiko tanggungjawab sosial

Prosedur ini biasa disebut corporate social responsibillity atau yang disingkat dengan CSR merupakan program sumbangsih perusahaan terhadap masyarakat sekitar seperti untuk bidang kesehatan, pendidikan, kebudayaan, sarana dan prasarana umum, dll. Dapat dilampirkan dokumentasi penyelenggaran CSR .

13.  Prosedur APD

14.  Matriks APD

Matriks APD dibuat dalam bentuk tabel yang berisi jabatan setiap departemen serta kebutuhan APD nya .

15.  Daftar APD

Daftar APD berisi tentang daftar APD beserta standar nasional dan internasional yang digunakan dalam perusahaan .

16.  Catatan inspeksi APD

Melakukan inspeksi penggunaan APD di lapangan, lampiran dokumentasi dapat berupa foto, absensii, dll .

17.  Materi & daftar hadir pelatihan

Lampiran penyelenggaran pelatihan APD dapat dalam bentuk absensi dan print out materi.

18.  Inventori APD

Setiap perusahaan wajib   menyediakan cadangan APD dengan jumlah yang cukup jika sewaktu – waktu diperlukan . Lampirkan form inventory APD  yang biasa dipegang oleh bagian logistik atau HSE Officer

19.  Bukti distribusi APD

Tanda terima saat penyerahan APD menjadi bukti dalam pendistribusian APD, dapat dilihat waktu penyerahan dan APD apa yang diserahkan untuk kepada karyawan.

SESI 5 : PERENCANAAN & PROSEDUR

1.    Buku manual HSE

Buku manual HSE, merupakan buku panduan HSE beserta panduan kegiatan operasional yang terintegrasi dengan aturan dan prosedur HSE.

2.    Prosedur HSE

Segala bentuk aturan tahapan pelaksanaan, penjelasan dan arahan tentang masing – masing pelaksanaan HSE.

3.    Jadwal revisi prosedur kontrol dokumen

Setiap prosedur yang akan direvisi wajib dirapatkan dan didokumentasikan.

4.    Laporan evaluasi SMHSE

Setiap bulannya departemen HSE yang dimulai dari HSE Officer sederajat setiap bulannya membuat laporan dan diserahkan ke supervisor dan manager jika ada, selain itu Departemen juga wajib membuat laporan tertulis dan diserahkan kepada Direktur. Untuk mengevaluasi kinerja SMHSE dapat dilakukan audit atau inspeksi  serta membuat laporannya.

5.    Program tertulis mengenai sertifikasi, inspeksi, dan pemeliharaan.

Ø  Prosedur tentang pelatihan dan sertifikasi

Ø  Prosedur inspeksi berkala, dengan berbagai jenis inspeksinya

Ø  Prosedur maintenance sesuai bidangnya

6.    Daftar infrastruktur dan peralatan yang disertifikasi

Dalam pelaksanaan HSE jika ada yang menggunakan peralatan atau mesin seperti mesin pengukur wajib terkalibrasi dan tersertifikasi. Pengkalibrasian dilakukan secara berkala. Buatlah list daftar peralatan yang dikalibrasi serta bukti hasil kalibrasinya.

7.    Jadwal program pemeliharaan

Buatlah jadwal pemeliharaan secara berkala mesin atau peralatan kerja.

8.    Program inspeksi

Prosedur inspeksi dilampirkan, prosedur inspeksi terdiri dari berbagai macam inspeksi seperti inspeksi umum, inspeksi kendaraan, inspeksi APD, inspeksi sanitasi lingkungan dll.

9.    Prosedur manajemen perubahan

Prosedur manajemen perubahan merupakan panduan dalam pengaturan perubahan dalam sistem HSE seperti perubahan prosedur, standar, atau perubahan form.

10.  Bukti manajamen perubahan

Bukti manajemen perubahan seperti form yang berisikan isi perubahan, alasan perubahan, apa yang berubah, ijin dari atasan, ijin dari departemen terkait, tanggal perubahan, revisi keberapa. Lampirkan bukti manajemen perubahan tersebut dalam CSMS, selain itu laporan manajemen perubahan dibuat setelah dilaksanakan rapat perubahan berdasarkan form tersebut.

11.  Prosedur tanggap darurat

Tanggap darurat merupakan salah satu mandatory elemen dengan nilai tertinggi dalam CSMS. Untuk itu persiapkan tanggap darurat selengkap mungkin. Lampirkan prosedur tanggap darurat / emergency respone plan

12.  Struktur organisasi tanggap darurat

Terdiri dari  ketua , wakil, anggota P3K, anggota evakuasi, anggota kebakaran , dll. Bentuklah struktur organisasi tanggap darurat dengan mencantumkan nama , jabatan dan nomor telepon aktif yang dapat dihubungi.

13.  Jadwal, frekuensi, skenario, hasil evaluasi dan tindaklanjut

Perlu dilaksanakan simulasi tanggap darurat bertahap dengan mengambil satu tema tertentu, misalnya simulasi gempa bumi dan evakuasi keadaan darurat. Untuk itu hal yang pertama harus disiapkan adalah jadwal simulasinya, kemudian susunlah skenario simulasi tanggap darurat yang terdiri dari narasi dan percakapan antar petugas tanggap darurat maupun korban dan karyawan. Bentuklah panitia untuk melaksanakan simulasi ini agar berjalan lancar karena penyelenggaran simulasi tanggap darurat ini tidak bisa dilaksanakan sendiri. Kemudian lakukan evaluasi terhadap simulasi yang telah dilaksanakan, dokumentasikan dalam form evaluasi penyelenggaraan tanggap darurat. Untuk lampiran pada CSMS, siapkanlah jadwal simulasi, skenario, hasil evaluasi dan tindaklanjut serta dokumentasi foto atau video sebagai bukti pelaksanaan.

14.  Pelatihan bagi tim tanggap darurat

Pelatihan tanggap darurat perlu dilakukan memberikan bekal dan pemantapan materi untuk melakukan aksi tanggap darurat sesuai dengan tugas dan tanggungjawab masing – masing. Terutama bagi tim P3K yang harus tersertifikasi khusus baru boleh menolong korban, karena jika tidak ahli akan memperparah kondisi korban. Saat melakukan aksi tanggap darurat petugas juga wajib menggunakan APD dan mengutamakan keselamatan diri sendiri dan orang lain. Lampirkan absensi pelatihan tim tanggap darurat beserta dokumentasi fotonya.

15.  Daftar peralatan darurat dan program pemeliharaannya

Peralatan darurat sebaikanya disediakan oleh perusahaan sewaktu – waktu saat terjadi keadaan darurat dapat langsung digunakan. Buatlah list daftar peralatan darurat beserta kondisinya. Cantumkan dalam lampiran CSMS.

SESI 6 : IMPLEMENTASI & PEMANTAUAN KINERJA HSE

1.    Prosedur pemantauan kinerja HSE

Prosedur pemantauan kinerja HSE adalah pengaturan pemantauan pelaksanaan HSE baik pada kegiatan harian, mingguan maupun bulanan. Hasil dari kegiatan pemantauan kinerja HSE dibuat dalam bentuk laporan performance HSE/laporan statistik HSE.

2.    Prosedur pelaporan kecelakaan

Prosedur pelaporan kecelakaan memberikan rangkaian urutan apa yang harus dilakukan saat terjadi kecelakaan, kepada siapa harus melapor dan waktu pelaporan.

3.    Laporan kinerja HSE

Laporan kinerja HSE atau bisa disebut laporan performance/statistik HSE dibuat setidaknya satu kali dalam satu bulan dan diketahui oleh supervisor HSE (jika ada) dan Manager HSE kemudian dilaporkan kepada pimpinan perusahaan.

4.    Statistik HSE

indikator utama yaitu jumlah pekerja, jumlah jam kerja dan jumlah jam kerja selamata, LTI, fatality, jumlah kecelakaan kehilangan hari kerja (LWC), Medical Treatment, jumlah kasus P3K, jumlah kejadian nyaris celaka (near miss), total recordable incident rate, indikator kinerja HSE

5.    Program penghargaan untuk kinerja HSE.

Program penghargaan bagi setiap karyawan yang berperan aktif dan partisipatif dalam pelaksanaan HSE. Penghargaan bisa berupa kenaikan jabatan, uang, sertifikat, bingkisan, dll. Cantumkan dokumentasi kegiatan berupa foto dan berikan keterangan foto secara ringkas dan jelas.

6.    Prosedur investigasi insiden HSE

Prosedur investigasi insiden mencajup metode/teknik , kualifikasi tim, tugas & tanggungjawab investigasi insiden.

7.    Bukti laporan investigasi insiden HSE

Insiden diinvestigasi sedetail mungkin dengan menggunakan form investigasi insiden, tindaklanjut dan  perbaikan dari hasil investigasi .

SESI 7 : AUDIT & TINJAUAN MANAJEMEN SMHSE

1.    Prosedur audit HSE

Prosedur audit mencakup proses, ruang lingkup, dan jadwal audit

2.    Persyaratan kompetensi auditor

3.    Bukti temuan audit

4.    Laporan audit

5.    Bukti tindak lanjut audit

6.    Prosedur tinjauan manajemen HSE

7.    Prosedur tinjauan manajemen mencakup proses, ruang lingkup, jadwal, tugas & tanggungjawab

8.    Implementasi hasil tinjauan manajemen seperti term of reference, laporan/hasil tinjauan manajemen dan komunikasinya.

SESI 8 : MANAJEMEN HSE

1.    Bukti keanggotaan badan/asosiasi HSE seperti kadin, apindo, IAKKI, IPA , dll.

SESI 9 : Informasi

Informasi spesifik yang diperlukan untuk mengevaluasi mitra kerja.